Schnell und bequem digitalisieren und indizieren

Schnell und bequem digitalisieren und indizieren

Digitale Dokumente haben in der globalisierten Wirtschaft, die immer mehr auf elektronische Kommunikation ausgelegt ist, einen elementaren Stand erreicht. Nicht nur schonen digitale Dokumente die Umwelt, da kein Papier verschwendet wird, auch sind sie in der Lagerung wesentlich unkomplizierter und kostensparender zu handhaben – nämlich ganz einfach auf einem Server oder einer Festplatte. Wer schon einmal Dokumente digitalisiert hat, ist unter Umständen aber auf eine Hürde gestoßen: wenn man tatsächlich einmal etwas sucht, ist das nämlich nicht unbedingt immer einfach zu finden.

Wie kann man digitale Dokumente ansprechend durchsuchen?

Durchsuchen

Ein wichtiger Bestandteil vom Dokumentenmanagement ist die Möglichkeit, die digitalisierten Dokumente auch zu durchsuchen. Damit das gelingt, müssen sie vorher, wie ich selber nach Recherchen festgestellt habe, erst einmal indiziert werden. Dienstleister, die professionelles Dokumentenmanagement anbieten, wie beispielsweise DocuScanMan, erreichbar unter http://www.docuscanman.info/, erleichtern und automatisieren diesen Vorgang. Eine derartige Software indiziert die digitalen Dokumente, wobei die Indizierung später genutzt werden kann, um Dokumente gezielt nach bestimmten Suchbegriffen, einem Datum oder anderen Variablen zu durchsuchen.

Schnell Abhilfe im digitalen Dokumentenberg

Wie wichtig das ist, zeigt sich sogar schon bei kleinen und mittelständischen Unternehmen. Selbst in Unternehmen mit unter 10 Mitarbeitern werden pro Jahr Hunderte, wenn nicht sogar Tausende, Dokumente angefertigt und gegebenenfalls digitalisiert. Das Dokumentenmanagement könnte dann, wenn keine Indizierung erfolgt, ins Chaos abdriften. Schließlich hilft es nichts, wenn die Dokumente einfach nur digital existent sind, man aber nicht sofort Zugriff auf die richtigen Dateien und wichtige Passagen erhält. Aus diesem Grund ist ein erfolgreiches digitales Dokumentenmanagement nahezu auch immer mit einer automatisierten Indizierung verbunden.